Tietosuojaselosteemme

1. Asiakasrekisteri ja uutiskirje
2. Yhteistyökumppanit ja sidosryhmät
3. Facebook
4. Verkkosivujen evästeet

Asiakasrekisteri ja uutiskirje

Tietosuojaseloste päivitetty 10.6.2022.

Rekisterinpitäjä

Probot Oy
Y-tunnus: 2040254-1
Ostomiehentie 12 A 8-10, 90420 Oulu

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Probot Oy
contact@probot.fi
+358 44 3333 439
probot.fi

Tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvät yhteystiedot:
tietosuoja@probot.fi

Rekisterin nimi:
Probot Oy:n asiakasrekisteri ja uutiskirjerekisteri

Tietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietojasi vain ennalta määrättyihin käyttötarkoituksiin lain edellyttämin perustein. Käsittelyn perusteena on aina lakisääteinen velvoite, sopimus, oikeutettu etu tai oma suostumuksesi.

Asiakasrekisterin käyttötarkoituksia:

• Asiakaskokemuksen ja -asiakaspalvelun parantaminen
• Palveluidemme ja liiketoimintamme kehittäminen
• Tilauksien toimitus, käsittely ja arkistointi
• Laskutus
•  Palautteiden kerääminen
• Asiakkuuden ylläpitäminen, tuki ja yhteydenpito
• Palveluistamme sekä ajankohtaisista uutisista viestiminen
• Markkinointiviestinnän suunnittelu, kohdentaminen, raportointi ja analysointi
• Sopimusvelvoitteiden toteutuminen
• Tilastotiedon kerääminen

Uutiskirjeen käyttötarkoitus:

• Asiakasviestintä

Tietolähteet

Keräämme henkilötietojasi pääasiassa sinun itsesi tai työnantajasi antamiisi tietoihin perustuen esimerkiksi palveluidemme käytön tai yhteydenottojen yhteydessä. Lisäksi saamme mahdollisesti tietoja yhteistyökumppaneiltamme, edustamasi organisaation verkkosivuilta, tapahtumista, julkisista lähteistä ja rekistereistä sekä sosiaalisen median julkisista profiilitiedoista ja maksetun mainonnan työkaluista.
Verkkosivustomme käyttäjiä koskien saamme anonyymia analytiikkatietoa myös Google Analytics -palvelusta. Näitä tietoja käytetään verkkosivuston kehittämiseen.

Tietosisältö

Asiakasrekisteri:

• Yrityksesi tai organisaatiosi nimi
• Yrityksesi tai organisaatiosi verkkosivuosoite
• Etu- ja sukunimesi
• Tittelisi tai vastuualueesi
• Puhelinnumerosi
• Sähköpostiosoitteesi
• Yrityksesi tai organisaatiosi postiosoite ja toimipaikka
• Sinun itsesi antamat lisätiedot
• Laskutus- ja maksutietosi
• Asiakassuhteesi tiedot
• Verkkosivuston käyttöön liittyvät tiedot

Uutiskirje:

• Yrityksesi tai organisaatiosi nimi
• Etu- ja sukunimesi
• Tittelisi tai vastuualueesi
• Sähköpostiosoitteesi

Tietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietojasi käsittelee pääsääntöisesti vain Probot Oy:n henkilöstö työhönsä liittyen. Tietoja voidaan kuitenkin valikoidusti luovuttaa välttämättömien tietojen osalta kolmansille osapuolille rekisterinpitäjän toimeksiannosta. Tietojen omistajuus ei kuitenkaan siirry luovutuksen yhteydessä palveluntarjoajille, eikä ulkopuolisilla ole oikeutta toimeksiantoa laajempaan käyttöön. Näitä palveluntarjoajia ovat mm.

• Sopimuskumppanit, esim. posti- ja kuljetuspalvelut sekä tilitoimisto (osoitetiedot / laskutiedot)
• Verkkosivujen analytiikkapalvelu Google Analytics (anonyymi analytiikkatieto)
• Uutiskirjepalvelu MailChimp (nimi, sähköpostiosoite)
• Sähköinen taloushallintaohjelma Heeros ja laskutusoperaattori (laskutustiedot)
• Viestintäsovellus Telegram (sisäinen viestintä asiakkuuksien hoitamiseksi)
• Videoneuvottelupalvelut, esim. Teams, Google Meet, Zoom (asiakkuuksien hoitaminen, etäneuvonta)
• Tehtävienhallintatyökalut, esim. Trello, Slack, Todoist (työn hallinta asiakkuuksien hoitamista varten)
• Henkilötietoja voidaan siirtää viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Rekisterinpitäjänä emme ei siirrä henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Käyttämämme ulkopuoliset palveluntarjoajat saattavat kuitenkin siirtää tietoja järjestelmissään tämän alueen ulkopuolelle. Tällöin henkilötietojen suojaamisesta huolehditaan GDPR:n edellyttämällä tavalla.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin sopimus, laki tai tässä tietosuojaselosteessa kuvatut käyttötarkoitukset vaativat.

• Asiakasrekisteri: Tietojasi säilytetään viisi vuotta viimeisimmästä yhteydenotosta, ellei pidempi säilytysaika ole hyvin perusteltu.
• Uutiskirje: Tietojasi säilytetään niin kauan, kun olet aktiviinen uutiskirjeen tilaaja.
• Google Analytics analytiikkatieto: Anonyymi analytiikkatieto säilyy 26 kuukautta, jonka jälkeen tiedot poistuvat automaattisesti.

Jos laki tai muu velvoite määrittelevät henkilötietojen säilyttämiselle pidemmän säilytysajan, noudatamme tätä ulkopuolista velvoitetta.

Tietojen suojaus

Henkilötietojasi pidetään luottamuksellisina, eikä tietoihin pääse käsiksi kuin työssään niitä tarvitsevat. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Rekisterit ovat IT-järjestelmäpohjaisia, joiden käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta, salasanaa ja käyttöoikeutta. Huolehdimme digitaalisesta tietoturvasta asianmukaisesti. Kaikkia tiedon käsittelijöitä sitoo salassapitovelvollisuus. Henkilötietoja sisältävät aineistot hävitetään tietoturvallisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinua koskeva henkilötieto voidaan poistaa tai anonymisoida pyynnöstäsi. Tämän jälkeen tietojasi ei enää käytetä selosteessa kuvattuihin käyttötarkoituksiin, ellei tiedoilla ole jokin lain osoittama velvoite. Sinulla on myös oikeus tarkistaa itseäsi koskevat tiedot ja korjata mahdolliset puutteelliset, virheelliset tai vanhentuneet tiedot.

Sinulla on oikeus kieltäytyä vastaanottamasta uutiskirje tai muita suoramarkkinointiviestejä noudattamalla tällaisissa viesteissä olevia ohjeita postituslistalta poistamiseksi tai ilmoittamalla siitä erikseen sähköpostitse tietosuoja@probot.fi.

Kaikissa henkilötietoihisi ja tietosuojaan liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä sähköpostitse tietosuoja@probot.fi. Vastaamme yhteydenottoihin ilman aiheetonta viivytystä, mutta viimeistään kuukauden kuluttua viestin vastaanottamisesta. Yhteydenottojen tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta henkilöllisyytesi voidaan todentaa.

Sinulla on myös oikeus tietyin edellytyksin pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista, vastustaa tietojen käsittelyä tai tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli koet, että henkilötietojasi ei ole käsitelty lainsäädännön mukaisesti.

Lisätietoja: www.tietosuoja.fi

Tietosuojan päivittäminen

Päivitämme käytäntöjä ja tietosuojaselostetta tarvittaessa tai lakimuutosten sitä edellyttäessä. Tiedotamme merkittävistä muutoksista rekisteröidyille sähköpostitse sekä verkkosivuillamme probot.fi.

Yhteys tietosuoja-asioissa

Probot Oy (Y-tunnus: 2040254-1)
Ostomiehentie 12 A 8-10, 90420 Oulu
tietosuoja@probot.fi

Yhteistyökumppanit ja sidosryhmät

Tietosuojaseloste päivitetty 10.6.2022.

Rekisterinpitäjä

Probot Oy
Y-tunnus: 2040254-1
Ostomiehentie 12 A 8-10, 90420 Oulu

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Probot Oy
contact@probot.fi
+358 44 3333 439
probot.fi

Tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvät yhteystiedot:
tietosuoja@probot.fi

Rekisterin nimi:
Probot Oy:n yhteistyökumppani- ja sidosryhmärekisteri

Tietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietojasi vain ennalta määrättyihin käyttötarkoituksiin lain edellyttämin perustein. Käsittelyn perusteena on oikeutettu etu, sopimus tai oma suostumuksesi.
Yhteistyökumppani- ja sidosryhmärekisterin käyttötarkoituksia:

• Yhteistyön toteutuminen, ylläpitäminen ja kehittäminen
• Palveluistamme sekä ajankohtaisista uutisista viestiminen
• Sopimusvelvoitteiden toteutuminen
• Palautteiden kerääminen
• Potentiaalisten uusien yhteistyökumppaneiden kartoittaminen

Tietolähteet

Keräämme henkilötietojasi pääasiassa sinun itsesi tai työnantajasi antamiisi tietoihin perustuen esimerkiksi sopimusten laatimisen, palveluidemme käytön tai yhteydenottojen yhteydessä. Lisäksi saamme mahdollisesti tietoja muilta yhteistyökumppaneiltamme, edustamasi organisaation verkkosivuilta, tapahtumista, julkisista lähteistä ja rekistereistä sekä sosiaalisen median julkisista profiilitiedoista ja maksetun mainonnan työkaluista.

Tietosisältö

Yhteistyökumppani- ja sidosryhmärekisteri:

• Yrityksesi tai organisaatiosi nimi
• Yrityksesi tai organisaatiosi verkkosivuosoite
• Etu- ja sukunimesi
• Tittelisi tai vastuualueesi
• Puhelinnumerosi
• Sähköpostiosoitteesi
• Yrityksesi tai organisaatiosi postiosoite ja toimipaikka
• Sinun itsesi antamat lisätiedot
• Laskutus- ja maksutietosi
• Tieto voimassa olevista sopimuksista
• Yhteistyöhön liittyvät mahdolliset muut lisätiedot

Tietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietojasi käsittelee pääsääntöisesti vain Probot Oy:n henkilöstö työhönsä liittyen. Tietoja voidaan kuitenkin valikoidusti luovuttaa välttämättömien tietojen osalta kolmansille osapuolille rekisterinpitäjän toimeksiannosta. Tietojen omistajuus ei kuitenkaan siirry luovutuksen yhteydessä palveluntarjoajille, eikä ulkopuolisilla ole oikeutta toimeksiantoa laajempaan käyttöön. Näitä palveluntarjoajia ovat mm.

• Sopimuskumppanit, esim. posti- ja kuljetuspalvelut sekä tilitoimisto (osoitetiedot / laskutiedot)
• Verkkosivujen analytiikkapalvelu Google Analytics (anonyymi analytiikkatieto)
• Uutiskirjepalvelu MailChimp (nimi, sähköpostiosoite)
• Sähköinen taloushallintaohjelma Heeros ja laskutusoperaattori (laskutustiedot)
• Viestintäsovellus Telegram (sisäinen viestintä asiakkuuksien hoitamiseksi)Videoneuvottelupalvelut, esim. Teams, Google Meet, Zoom (asiakkuuksien hoitaminen, etäneuvonta)
• Tehtävienhallintatyökalut, esim. Trello, Slack, Todoist (työn hallinta asiakkuuksien hoitamista varten)
• Henkilötietoja voidaan siirtää viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Rekisterinpitäjänä emme ei siirrä henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Käyttämämme ulkopuoliset palveluntarjoajat saattavat kuitenkin siirtää tietoja järjestelmissään tämän alueen ulkopuolelle. Tällöin henkilötietojen suojaamisesta huolehditaan GDPR:n edellyttämällä tavalla.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin sopimus, laki tai tässä tietosuojaselosteessa kuvatut käyttötarkoitukset vaativat.
Jos laki tai muu velvoite määrittelevät henkilötietojen säilyttämiselle pidemmän säilytysajan, noudatamme tätä ulkopuolista velvoitetta.

Tietojen suojaus

Henkilötietojasi pidetään luottamuksellisina, eikä tietoihin pääse käsiksi kuin työssään niitä tarvitsevat. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Rekisterit ovat IT-järjestelmäpohjaisia, joiden käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta, salasanaa ja käyttöoikeutta. Huolehdimme digitaalisesta tietoturvasta asianmukaisesti. Kaikkia tiedon käsittelijöitä sitoo salassapitovelvollisuus. Henkilötietoja sisältävät aineistot hävitetään tietoturvallisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinua koskeva henkilötieto voidaan poistaa tai anonymisoida pyynnöstäsi. Tämän jälkeen tietojasi ei enää käytetä selosteessa kuvattuihin käyttötarkoituksiin, ellei tiedoilla ole jokin lain osoittama velvoite. Sinulla on myös oikeus tarkistaa itseäsi koskevat tiedot ja korjata mahdolliset puutteelliset, virheelliset tai vanhentuneet tiedot.

Kaikissa henkilötietoihisi ja tietosuojaan liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä sähköpostitse tietosuoja@probot.fi. Vastaamme yhteydenottoihin ilman aiheetonta viivytystä, mutta viimeistään kuukauden kuluttua viestin vastaanottamisesta. Yhteydenottojen tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta henkilöllisyytesi voidaan todentaa.

Sinulla on myös oikeus tietyin edellytyksin pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista, vastustaa tietojen käsittelyä tai tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli koet, että henkilötietojasi ei ole käsitelty lainsäädännön mukaisesti.

Lisätietoja: www.tietosuoja.fi

Tietosuojan päivittäminen

Päivitämme käytäntöjä ja tietosuojaselostetta tarvittaessa tai lakimuutosten sitä edellyttäessä. Tiedotamme merkittävistä muutoksista rekisteröidyille sähköpostitse sekä verkkosivuillamme probot.fi.

Yhteys tietosuoja-asioissa

Probot Oy (Y-tunnus: 2040254-1)
Ostomiehentie 12 A 8-10, 90420 Oulu
tietosuoja@probot.fi

Facebook

Tietosuojaseloste päivitetty 10.6.2022.

Probot Oy:lla on oma sivu Facebook-yhteisöpalvelussa. Tästä syystä meillä on myös yhteisrekisterinpitäjyys Facebookin kanssa. Tämä tietosuojaselosteemme koskee sivuamme Facebookissa, Facebookin seurantapikseliä sekä Facebookin viestipalveluita. Käytännössä kyse on tilanteista, joissa tykkäät tai seuraat Facebook-sivuamme, tykkäät, kommentoit tai jaat päivityksiämme tai otat meihin yhteyttä viestipalvelun kautta.

Rekisterinpitäjä

Olemme yhteisrekisterinpitäjiä Facebookin kanssa soveltuvin osin Facebookissa olevien fanisivujen, seurantapikselin sekä viestipalveluiden osalta. Facebook käsittelee henkilötietoja omien tietosuojaperiaatteidensa mukaisesti ja on pääasiassa vastuussa tietoturvalainsäädännön noudattamisesta sekä tietoturvallisuuden ja rekisteröidyn oikeuksien toteutumisesta palvelussa. Me puolestamme vastaamme viestien sisällön käsittelystä.

Voit hallinnoida Facebookin tietosuoja-asetuksia Facebookissa. Lisätietoja Facebookin tietosuojakäytännöistä löytyy osoitteesta: https://www.facebook.com/about/privacy

Tietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Käsittelemme Facebookin fani- ja yhteisösivujen sekä viestipalveluiden kautta saatuja henkilötietoja oikeutettuun etuun perustuen vain omiin tarkoituksiimme. Näitä tarkoituksia ovat:

• Facebookissa tapahtuva asiakaspalvelu
• Palautteen vastaanottaminen
• Ajankohtaisista uutisista tai palveluista viestiminen
• Kilpailujen ja arvontojen toteuttaminen
• Mainonnan ostaminen Facebookilta
• Sivujen tai mainosten tavoitettavuuden mittaaminen

Tietolähteet ja -sisältö

Saamme Facebookilta tietoomme Facebookille ilmoittamasi nimen, julkisen profiilikuvasi sekä muut Facebookissa julkisesti näkyväksi määrittämäsi tiedot. Saatamme saada tietoomme myös muita fani- tai yhteisösivujen kommenteissa tai viestipalveluissa oma-aloitteisesti ilmoittamiasi tietoja.

Tietojen luovutukset ja siirrot

Emme käsittele Facebookin tietoja Facebookin ulkopuolella, eikä tietoja yhdistetä muihin rekisteihin ilman suostumustasi ja informointia. Saatamme käyttää sosiaalisen median hallintatyökaluja Facebookin hallinnoimiseksi.

Emme siirrä tai luovuta tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. Emme myöskään suorita rekisterin tietojen perusteella automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi rekisteröidylle oikeusvaikutuksia.

Tietojen suojaus

Facebookiin liittyvästä tietosuojasta ja tietoturvasta vastaa Facebook. Säilytäthän henkilökohtaisen käyttäjätunnuksesi ja salasanasi huolellisesti.
Henkilökohtaiseen asiointiin ja henkilötietoja sisältäviin viesteihin suosittelemme käyttämään omia yhteydenottokanaviamme, jolloin voimme varmistaa viestien luottamuksellisuuden ja tietoturvan.

Yhteydenottokanavat löydät kotisivuiltamme probot.fi

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus tarkistaa itseäsi koskevat tiedot, oikaista mahdolliset virheelliset tiedot sekä pyytää poistamaan tietosi tai siirtää niitä järjestelmästä toiseen. Voit myös vastustaa tai pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä. Jos haluat käyttää näitä oikeuksiasi tai saada lisätietoa henkilötietojen käsittelystä, voit olla yhteydessä Facebookiin, sillä Facebook vastaa ensisijaisesti oikeuksiesi toteutumisesta.

Lisätietoja: https://www.facebook.com/privacy/

Meidän osaltamme voit rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä poistumalla fani- ja yhteisösivun tykkääjistä ja/tai seuraajista. Voit myös pyytää meitä poistamaan viestipalvelussa käydyn keskustelun.

Sinulla on oikeus tehdä valituksen valvontaviranomaiselle, mikäli koet, että henkilötietojasi ei ole käsitelty lainsäädännön mukaisesti.

Lisätietoja: www.tietosuoja.fi

Tietosuojan päivittäminen

Päivitämme käytäntöjä ja tietosuojaselostetta tarvittaessa tai lakimuutosten sitä edellyttäessä. Tiedotamme merkittävistä muutoksista verkkosivujemme probot.fi tietosuoja-sivulla.

Yhteys yhteysrekisteriä koskevissa asioissa

Probot Oy (Y-tunnus: 2040254-1)
Ostomiehentie 12 A 8-10, 90420 Oulu
tietosuoja@probot.fi

Verkkosivuston evästeet

Tiedot evästeistä päivitetty 4.10.2022.

Käytämme verkkosivuillamme evästeitä (cookies) käyttökokemuksesi parantamiseksi ja verkkopalveluidemme kehittämiseksi. Evästeet ovat pieniä, käyttämällesi selaimelle lähetettäviä ja päätelaitteellasi säilytettäviä tekstitiedostoja. Evästetiedoston voidaan ajatella numeroivan selaimesi saamatta sinusta mitään muita tietoja. Evästeitä tarvitaan muistamaan valintasi ja parantamaan näin käyttökokemustasi sivuillamme. Evästeiden kautta saamme tietoa siitä, miten verkkosivustoamme käytetään. Evästeet säilyvät selaimessasi yhden kuukauden, ellet poista niitä erikseen selaimen asetuksista.

Verkkosivustomme käyttää ensimmäisen ja kolmannen osapuolen evästeitä. Ensimmäisen osapuolen evästeet ovat peräisin suoraan verkkosivuiltamme ja ainoastaan verkkosivumme käytettävissä. Ensimmäisen osapuolen evästeet ovat niin ikään välttämättömiä, sillä niiden avulla varmistetaan sivuston oikeanlainen toiminta. Nämä evästeet eivät kerää tai säilytä mitään henkilötietojasi.

Kolmannen osapuolen evästeet ovat peräisin muilta organisaatioilta, joiden palveluita verkkosivumme käyttää. Näitä evästeitä käytetään mainonnan kohdentamiseen sekä tilastoinnin tueksi. Kolmannen osapuolen evästeitä ovat esimerkiksi verkkosivuillamme käytössä oleva analytiikkapalvelu (Google Analytics). Palvelun evästeet eivät kerää sinusta tunnistettavia tietoja, vaan yleistä tilastotietoa sivuston käytöstä. Näitä tietoja käytetään ainoastaan parantamaan nettisivujen toimivuutta ja ne ovat sivuston kehittämisen kannalta välttämättömiä.

Halutessasi pystyt estämään evästeiden käytön selaimesi asetuksista. Huomioithan, että evästeiden estäminen voi kuitenkin vaikuttaa käyttäjäkokemukseesi negatiivisesti tai rajoittaa tarjoamiemme palveluiden käyttöä.

Lisätietoa evästeistä: https://www.aboutcookies.org/